– intervento mbs a cura del Dott. Daniele Beretta
Ho aperto il mio primo studio dentistico nel 1988 e per il primo anno ho lavorato da solo. Dopo due anni il team del mio studio era diventato di tre persone. Tutto andava alla perfezione e la sala d’attesa era sempre affollata.
C’è stato un momento in cui finivo anche alle 22 di sera e lavoravo continuamente. Da un lato era la situazione ideale, perché avevo molti clienti e gli affari andavano alla grande, dall’altro però ero sovraccarico di lavoro. In particolare avevo una grande quantità di lavoro tecnico da gestire e ciò mi toglieva tempo che avrei dovuto dedicare anche ad altri aspetti della mia duplice figura professionale: quella del dentista e quella dell’imprenditore.
Ho quindi iniziato ad aumentare lo staff: siamo arrivati a 5 persone. Tuttavia ciò non bastava, perché il mio tempo veniva sempre completamente occupato dai clienti. Aumentavano i clienti, lo staff aumentava, ma il tempo a mia disposizione rimaneva prossimo allo zero.
Ad un certo punto, dopo 8 anni, ho capito che il denaro che stavo guadagnando diventava inutile, perché non avevo tempo per spenderli. Ero stressato e privo di nuovi stimoli. Vivevo per lavorare e non avevo tempo per nulla.
Quando il tempo diventa scarso, cerchi di pensare a dei metodi per procurartene di più, perché ti rendi conto di tutte le rinunce che comporta l’assenza di tempo.
Ho cercato quindi nuovi metodi per ritagliarmi maggiore tempo. Ho strutturato un modo che mi aiutasse ad organizzare tempo e lavoro, in modo da dover rinunciare a meno cose e a godermi di più la vita e gli affetti. Ecco i 4 punti su cui si basa il sistema che utilizzo.
- Scrivi la scena ideale della tua vita: ho scritto i miei obiettivi in termini di tempo. Ho fissato nero su bianco quanto tempo libero mi sarebbe servito per curare i miei interessi e i miei affetti. Da questo documento ho preso atto di dove ero e dove avrei voluto arrivare. Ho potuto vedere la distanza che mi separava dalla scena ideale e ho capito quali erano i passaggi da effettuare per raggiungerla.
- Quando hai successo fatti aiutare: ho capito che da solo non potevo raggiungere la scena ideale della mia vita che mi ero dipinto. Quando inizi a lavorare e non hai successo, hai molto tempo libero. Il successo avviene quando la domanda supera la tua offerta, ovvero quando non riesci a soddisfare completamente tutte le richieste dei clienti. Il successo, ovviamente, comporta l’assorbimento completo del tempo professionale a disposizione. Quando hai successo, devi delegare, non solo per non farti schiacciare dal tuo lavoro, ma anche per soddisfare maggiormente la domanda di prodotti e servizi e sfruttare al massimo le opportunità del mercato. Questo presuppone un cambio radicale di mentalità.
- La vita privata è sacra: ci sono degli aspetti che ovviamente non puoi delegare. Tra questi, il primo di tutti riguarda la tua vita personale. Salute, affetti, la vita sociale e la crescita come persona non può essere delegata. Il tempo per queste attività è quindi intoccabile. Per essere una persona felice devi curare questi aspetti.
- Delegare: Gran parte di ciò che si fa in azienda può essere delegato. Tutto tranne alcuni aspetti specifici.
La produzione
La produzione può essere delegata al 100%. Questo vale anche per il lavoro di dentista. Se hai un tuo studio, puoi delegare tutto il lavoro tecnico. Tu al limite devi fissare degli standard qualitativi. Magari quelli che svolgono il lavoro tecnico, sono anche più bravi di te. In generale, la scarsa capacità di delegare gli aspetti produttivi rappresenta il principale limite allo sviluppo di uno studio dentistico e di un’azienda in generale.
- Individua collaboratori idonei (magari anche più bravi di te nello svolgimento di quello specifico lavoro tecnico).
- Fissa degli standard qualitativi
Le attività interne
Attività interne possono essere delgate al 50%. Io mi occupo di fissare degli standard qualitativi, sviluppo manuali e seguo la formazione, mi occupo degli aspetti marketing e commerciali. Parte della formazione la faccio seguire a collaboratori specializzati. Segreteria, piani cure e tutto il resto lo delego.
Le attività strategiche
Queste attività non vanno delegate. Non puoi delegare la costruzione di relazioni umane con il tuo staff. Gli aspetti economici (intesi come macrodecisioni e non come micromanagement) devono essere tenuti sotto controllo da te in prima persona.
Ci sono solo due cose che possono far fallire una delega che funzionava bene:
- La persona a cui deleghi non riesce più a gestire la quantità di lavoro e ha raggiunto il limite massimo
- Tu entri in una modalità di pensiero “disfunzionale”: pensare che tu “sei l’azienda” ti porta in una condizione di incapacità nella delega. Se non ti fidi delle persone e vuoi fare tutto tu, finisci a rimanere sovraccarico di lavoro. Un altro modo in cui fallisce la delega è quando perdi di vista la tua mission e i tuoi valori, quando cedi ai compromessi e quando “ti accontenti”.
Ricapitolando:
- Disegna la tua scena di vita ideale
- Prendi possesso dei tuoi ambiti di vita personali
- Delega la produzione al 100%
- Delega almeno il 50% delle attività organizzative interne
- Non delegare il team building e le attività strategiche della tua azienda
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